当我们在办公室工作时，写公文通知是很常见的一项任务。可是，有时候这类文书写起来挺费脑筋的，尤其是在需要兼顾语言规范和效率的时候。这时，AI这样的工具就能派上大用场了！它不仅能帮我们快速生成通知内容，还能让语言更得体，减少你反复琢磨措辞的时间。我就分享一些使用AI写公文通知的技巧，让你也能轻松应对各种工作需求！
我们得明白，公文通知虽然形式固定，但内容却因场景不同而有所变化。所以，提问技巧特别重要！如何向AI提出合适的需求，能直接影响到生成结果的质量。今天我来跟大家聊聊这方面的一些技巧，帮你用AI写出既规范又高效的通知。
1. 明确通知的目的和对象
一份公文通知，最重要的是明确传达信息的目的和受众。如果一开始你就清楚要向谁发出通知、通知的核心是什么，AI就能更准确地生成所需的文本。
不好提问方式： “帮我写一份通知。”
这个问题太笼统了，没有指明通知的对象和目的，AI很难生成符合要求的内容。
好的提问方式： “帮我写一份公司内部通知，内容是关于9月1日员工培训的安排，通知对象是全体员工。”
这个提示不仅指明了通知的主题，还说明了受众和日期。AI可以根据这些信息生成一个清晰、准确的通知。
2. 规定格式和风格
公文通知一般都有固定的格式和风格，这包括开头语、正文和结尾等部分。如果你需要AI生成某种特定格式的公文通知，记得在提示词中明确这一点。
示例提示词： “请帮我写一份公司公文通知，内容是关于本周五会议时间调整，要求使用正式的语气，通知的结构包括标题、引言、正文和结尾。”
通过这种方式，AI能更好地根据你的需求生成合乎规范的通知。
3. 明确细节，减少模糊性
公文通知往往需要传达具体的信息，比如时间、地点、参与者等。为了确保AI生成的通知准确有效，你需要尽量提供详细的指令，避免模糊。
示例提示词： “写一份关于公司年会时间和地点变更的通知，要求通知内容简明扼要，提到活动时间改为11月15日，地点改为公司一楼大会议室，全体员工都需要参加。”
这个提示词中详细列出了通知的具体内容，能确保生成的通知内容直接可用。
4. 提供背景信息
有时候，公文通知可能需要包含背景信息，帮助读者理解通知内容。这时，你可以在提示词中提供这些背景信息，让生成的通知更加全面。
示例提示词： “撰写一份关于公司员工年度体检安排的通知，体检日期定在10月1日到10月15日，通知中提到这是每年例行的福利安排，体检项目包括血常规、心电图等。”
通过提供这些背景信息，AI可以生成更符合实际情况的通知，减少你后续修改的麻烦。
5. 提醒AI控制通知长度
有时候公文通知不宜过长，以免读者失去耐心。因此，如果你希望通知简短明了，可以在提示词中明确规定通知的字数或篇幅。
示例提示词： “写一份关于公司办公时间调整的简短通知，字数控制在100字以内，内容包括新办公时间为上午9点到下午6点。”
这样的提示能帮助AI生成篇幅适当、信息清晰的通知，不会显得冗长啰嗦。
示例通知生成： 标题：关于公司办公时间调整的通知
尊敬的全体员工：
根据公司管理层的安排，自2024年9月1日起，公司办公时间将调整为上午9点至下午6点。请大家合理安排工作时间，按时上下班。
如有任何疑问，请联系行政部。
此致
公司管理部
2024年8月25日
看吧，这个通知简洁明了，但又不失礼貌。这就是明确字数限制后，AI给出的一个好例子。
使用AI写公文通知的灵活性
除了写通知之外，AI还能帮你处理其他类型的公文写作任务，比如工作汇报、会议纪要等。这些文书看起来复杂，但其实只要你能清楚表达需求，AI都能生成合适的内容。
在你操作的过程中，随时可以调整你的提示词，甚至可以分几步来操作。比如，你可以先让AI生成一个初步草稿，然后再让它根据你的反馈做进一步的修改。通过多次交互，最终得到一份满足需求的公文通知。
如果你对提示词工程、AI大语言模型有更深的兴趣，不妨关注一下“尚懂”，可以学习到更多实用的AI技巧！