贸易公司客户管理系统:询价、报价、样品、回款,客户跟进别断在业务员手机里
贸易公司的客户不是一次成交就结束。一个客户可能从展会名片开始,经历询价、报价、样品、改价、合同、发货、回款、复购。只要这些记录散在业务员微信、邮箱和Excel里,换人或忙起来就容易丢单。
新线索
广交会名片 18个
官网询盘 6个
已询价
巴西客户询3款
义乌批发商补价
已报价
FOB宁波 ¥8.6
EXW含包装
寄样中
样品单 SY-0620
DHL 7721...
待回款
尾款 $4,280
30天账期
贸易CRM系统要管“报价、样品、回款”三条线
外贸客户跟进不是记个电话就够。一个客户可能同时有多个询价、多个报价版本、多个样品单和多个账期回款，贸易公司客户管理系统要把这些信息串在客户时间线里，让业务员跟得上，老板看得见。
报价版本对比
| 版本 | 条款 | 单价 | 有效期 | 结果 |
|---|---|---|---|---|
| Q-0620-A | FOB Ningbo | $8.60 | 7天 | 客户要求降价 |
| Q-0622-B | FOB Ningbo | $8.35 | 5天 | 已发采购经理 |
| Q-0623-C | EXW | $7.90 | 3天 | 需老板确认 |
18本周新询盘
9已报价客户
4样品在路上
$42k待回款
样品单追踪
| SY-0620 | DHL 7721**** | 已签收 |
| SY-0622 | FedEx 8830**** | 清关中 |
| SY-0625 | 待寄出 | 缺彩盒 |
收样品费寄出单号签收提醒反馈跟进转正式订单
客户不是名字,是一条完整的跟进线
业务员说“这个客户我记得”,但老板想看的不是印象,而是这个客户什么时候来的、问过什么、报过什么价、样品有没有寄、下一步谁负责。贸易CRM系统把这些动作按时间排好。
6月3日 · 展会扫码建档
客户: Lima Import | 国家: 巴西 | 关注: 2.5L不锈钢壶
6月5日 · 发送报价
FOB宁波 $8.60, 起订量 800件, 彩盒包装另加 $0.35。
6月9日 · 样品寄出
DHL单号 7721****, 样品费已收, 预计6月14日签收。
6月16日 · 等待反馈
客户说把样品给采购经理确认,6月20日需要再次跟进。
老板打开系统,要看到业务真实推进到哪一步
| 客户 | 来源 | 国家/地区 | 关注产品 | 负责人 | 下一步 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lima Import | 广交会 | 巴西 | 不锈钢壶 | 小周 | 6/20追样品反馈 | 寄样中 |
| 恒泰批发 | 老客户转介绍 | 广东 | 厨房小电 | 老陈 | 确认新价格 | 复购沟通 |
| North Mart | 官网询盘 | 加拿大 | 保温杯 | 小李 | 未回复3天 | 需提醒 |
贸易公司常用的功能,都围绕“别丢客户”
客户来源
展会、官网、阿里询盘、老客户介绍、电话开发,来源清楚才能知道哪条渠道有效。
报价版本
同一客户多次报价,每次价格、币种、贸易条款、有效期都留存。
样品管理
样品费、快递单号、签收日期、反馈情况,不再散在聊天记录里。
跟进提醒
超过几天没联系自动提醒,避免“我以为他会回我”。
客户分级
按成交额、询价频率、复购可能性分A/B/C,业务员精力放在该放的客户上。
回款记录
定金、尾款、账期、欠款都跟合同关联,财务查账不用问业务员。
业务员离职,客户资料不能跟着走
贸易公司最怕的不是一个单没成,而是几年积累的客户关系只存在某个员工手机里。系统可以按权限管理客户,业务员能跟进自己的客户,老板能看到全局,客户历史不会因为换人断档。
| 客户池 | 可见人员 | 规则 |
|---|---|---|
| 公海客户 | 销售部 | 7天无人跟进可领取 |
| 重点客户 | 老板+负责人 | 报价需主管确认 |
| 成交客户 | 业务+财务 | 财务可看回款,不可改报价 |
不同角色看到不同重点，客户资料不再跟着人走
业务员看自己的客户、待跟进提醒、报价版本、样品状态，减少漏跟和重复报价。
业务主管看公海客户、重点客户、报价审批和长时间未跟进名单，帮团队补漏洞。
老板/财务看成交额、账期、回款、客户来源，不需要到处问业务员要表格。
贸易公司客户管理系统常见问题
能不能导入原来的Excel客户表?
可以。客户名称、联系人、电话、邮箱、国家、负责人、历史备注都可以整理后导入。字段不一致也没关系,先看你的表再匹配。
外贸客户能记录英文名和时区吗?
可以。外贸客户可以加国家、时区、WhatsApp、邮箱、Skype、贸易条款、常用币种等字段,跟内贸客户分开管理。
报价单能自动生成吗?
能做。按你的报价单格式生成PDF或Excel,自动带客户信息、产品规格、币种、条款、有效期。避免业务员每次复制粘贴出错。
老板能看每个业务员跟进情况吗?
能。可以看新增客户数、报价数、样品数、成交额、未跟进客户,但不会把页面做成压迫员工的工具,重点是让客户不丢。
客户现在散在哪些地方,先从这里聊起
微信、邮箱、展会名片、Excel、阿里询盘后台,只要说清楚你们现在怎么跟客户,系统就能按这个习惯改。
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