美容培训学员管理系统:课时算不清、退费扯不完、招生渠道理不明,一套系统把学员从入学管到毕业
小张下午来问退费,她报的皮肤管理全科班交了8800,上了23节课,还剩多少课时、该退多少钱?你翻了半小时的签到表,有几天的签到记录找不到了,到底到没到课说不清。
更头疼的是新一期招生,抖音投了3000块来了8个人,美团投了2000块来了2个人,老学员介绍来了5个,到底哪个渠道值得继续投?你只有个大概印象,具体数字全在不同的微信聊天记录里散着。
开美容培训学校,这些糊涂账天天在发生
不是你不想管,是学员一多手工根本管不住
课时到底上了多少
皮肤管理全科班80课时,小王到底上了多少节?签到表有时忘记带,有时写错日期,月底一数和学员自己记的差三四节。
退费金额扯不清楚
学员要退费,得算已上课时占比、赠送课时扣不扣、教材费退不退。公式每次都要重新翻协议,算出来学员还不认。
招生渠道投产比算不出
抖音、美团、大众点评、老学员转介绍,每个渠道花了多少钱来了多少人?有的学员加了微信聊了两个月才报名,当初从哪来的早忘了。
实操考核没有记录
学员皮肤管理手法考核、美甲实操考核,成绩都记在老师自己的本子上。学员毕业了问考核记录,你翻遍也找不到。
排课撞车、教室冲突
上午的皮肤管理班和美甲班都排在A教室,到了才发现撞了。或者某个老师今天有两个班同时要上课,排课全凭脑子记。
学员作品散落各处
学员做出来的美甲作品、皮肤管理前后对比照,拍了存在各个老师手机里。招生要用的时候找半天,有的老师离职了照片就没了。
你以后管学员,打开系统就是这样
下面的数据是模拟的,但操作界面和真系统一模一样
每个学员从报名到毕业,一份档案全记录
报名日期、缴费金额、分班、课时余额、考核成绩、请假记录、毕业状态——一个学员的所有信息打开档案全在这。不用翻本子,不用问别的老师。学员自己或家长来问进度,你两秒就能报出来。
点击学员行查看详情| 姓名 | 班级 | 课时进度 | 缴费 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 刘小雨 | 皮肤管理25期 | 56/80节 | ¥8,800 | 在读 |
| 张梦琪 | 美甲全科6期 | 32/60节 | ¥6,500 | 在读 |
| 王雅婷 | 皮肤管理25期 | 80/80节 | ¥8,800 | 已结课 |
| 陈思涵 | 美睫速成3期 | 18/30节 | ¥3,800 | 在读 |
| 李佳怡 | 美甲全科6期 | 45/60节 | ¥6,500 | 请假中 |
| 赵雨晴 | 皮肤管理24期 | 80/80节 | ¥8,200 | 已毕业 |
每天签到,课时自动扣,谁到了谁没到一目了然
老师上课前点一下签到,到课的学员课时自动减一节。请假的标注请假,补课的另排时间。月底不用再翻签到本一个个数,系统里每个学员的到课记录、剩余课时清清楚楚。学员来问"我还剩几节",你一秒答出来。
查看课时消耗进度条| 学员 | 已上 | 总课时 | 剩余 | 进度 |
|---|---|---|---|---|
| 刘小雨 | 56节 | 80节 | 24节 | |
| 周思琪 | 62节 | 80节 | 18节 | |
| 吴雨涵 | 48节 | 80节 | 32节 | |
| 马晓妍 | 71节 | 80节 | 9节 | |
| 黄思颖 | 35节 | 80节 | 45节 |
实操考核成绩存在系统里,毕业时一导就有
皮肤管理手法考核、美甲实操考核、美睫嫁接考核——每次考试的成绩、老师评语、通过/不通过状态全记在系统里。学员毕业时导出成绩单,发结业证书时有据可查。家长问"我女儿学得怎么样",你调出档案就能说。
| 考核项目 | 日期 | 评分 | 结果 | 评语 |
|---|---|---|---|---|
| 面部清洁手法 | 3/12 | ★★★★★ | 通过 | 手法流畅,力度适中 |
| 深层清洁操作 | 4/5 | ★★★★☆ | 通过 | 鼻翼清洁还需注意力度 |
| 补水导入手法 | 4/20 | ★★★★★ | 通过 | 仪器操作规范,客户反馈好 |
| 美容仪器实操 | 5/8 | ★★★☆☆ | 补考 | RF仪器参数调节不熟练 |
| 美容仪器补考 | 5/18 | ★★★★☆ | 通过 | 补考通过,参数掌握改善明显 |
| 问题肌肤方案设计 | 6/2 | ★★★★★ | 通过 | 方案有针对性,表达清晰 |
| 渠道 | 投入 | 来访 | 报名 | 获客成本 |
|---|---|---|---|---|
| 抖音投放 | ¥4,200 | 22人 | 5人 | ¥840/人 |
| 美团/大众点评 | ¥1,800 | 10人 | 2人 | ¥900/人 |
| 老学员转介绍 | ¥1,500(返利) | 6人 | 5人 | ¥300/人 |
| 自然到店/路过 | ¥0 | 4人 | 2人 | ¥0 |
| 学员 | 班级 | 应缴 | 已缴 | 状态 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|
| 刘小雨 | 皮肤管理25期 | ¥8,800 | ¥8,800 | 已结清 | — |
| 张梦琪 | 美甲全科6期 | ¥6,500 | ¥4,000 | 分期中 | 剩余¥2,500 7月到期 |
| 陈思涵 | 美睫速成3期 | ¥3,800 | ¥3,800 | 已结清 | — |
| 孙雅琪 | 皮肤管理25期 | ¥8,800 | ¥5,280 | 申请退费 | 已上32节/80节,待退¥3,168 |
| 林思睿 | 美甲全科6期 | ¥6,500 | ¥6,500 | 已结清 | 老学员优惠减¥500 |
不在学校也知道今天谁来了、收了多少钱
手机上看今天的签到情况、新报名的学员、课时消耗汇总。有退费申请、有分期到期会推提醒。出去谈合作、逛展会,学校的事不用守着才知道。
这套美容培训学员软件帮你理清每个环节
不说虚的,一条一条讲你每天能少操什么心
学员入学到毕业,一份档案走到底
从报名登记那天起,这个学员的缴费记录、分班信息、课时进度、签到记录、每次考核成绩、请假补课、作品照片,全在一份电子档案里。不管过了三个月还是一年,打开就有,不用翻任何纸质材料。
课时自动扣减,不用画正字了
老师上课签到,到课学员的课时自动减一节。请假的不扣。补课的单独记。每个学员还剩几节课一查就有,月底不用再拿签到表一行行数格子。
退费金额系统自动算,公式透明
退费的时候系统按你设好的规则算——已消耗课时单价乘以已上节数,减去教材费(扣不扣你定),剩下就是退款金额。学员看得到计算过程,不会觉得你多扣了。以前退一个学员要翻半小时账本,现在点一下就出退费单。
招生渠道花了多少钱、来了多少人,一张表看清
每个学员报名时登记来源:抖音/美团/转介绍/路过/朋友圈。月底看统计——哪个渠道的获客成本低、转化率高、留存好。下个月的广告预算往哪投,有数据做依据,不用凭感觉撒钱。
排课不再撞车,教室和老师都安排得开
系统里设好教室、老师、班级的时间表,排课的时候自动检查有没有冲突。一个老师同时段不能排两个班、一间教室不能塞两个班——排好了一张课表看全局,学员也能查到自己班级的上课时间。
学员作品集中管理,招生素材随时调用
学员每次实操做出来的作品——美甲款式、皮肤管理前后对比照、美睫效果图——拍好上传系统,标注学员姓名和日期。招生发朋友圈的时候直接从作品库里选,不用一个个跟老师要照片。
老学员转介绍,返利自动记
老学员介绍新学员来报名,介绍费/返利多少、给谁、什么时候给,系统自动跟踪。不用你手动记"小王介绍了小李,该给小王返200",时间一长忘了就尴尬。系统到时间自动提醒你该返利了。
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用了美容培训学员管理系统,教务的一天变了
翻出签到本、课程表、教室安排表,确认今天哪几个班上课、哪个教室、哪个老师。发现排课有冲突,赶紧打电话协调换教室。
打开系统看今天的课表,教室、老师、班级一目了然。排课冲突在录入时就被系统拦下了,今天不会撞车。
有学员要退费。翻出三个月前的签到表,一天天数她到底来了几天。有两天的签到表找不到了,学员说她那两天没来,你也不确定。
打开学员档案,已上56节、剩余24节,每天的签到记录都在。点"退费计算",系统两秒出退费单,学员看着计算明细,没有争议。
学员家长打电话来问"我女儿学得怎么样了,考核过了没有?"你说等一下,然后跑去问带班老师,老师说回头查查本子。家长在电话那头等了五分钟。
系统里调出学员考核记录——面部清洁通过、补水导入通过、仪器实操补考后通过。三十秒给家长说清楚,家长放心,你也省心。
新一期招生要复盘,你翻微信聊天记录数这个月从抖音来了几个人、美团来了几个人。数了一个小时也没数清楚,因为有些人先加了微信,过了两周才来试听,已经忘了他最早从哪来的。
打开招生统计报表:抖音投了4200来了5个,美团投了1800来了2个,转介绍来了5个只花了1500返利。下个月多给转介绍的老学员发红包,抖音的预算砍一半。决策有数据,不用猜。
什么样的美容培训学校需要这套学员管理系统
说实话,不是每家培训机构都需要上系统
同时有20个以上学员在读
学员一多,课时记录、考核成绩、缴费进度就不是脑子能记住的了。20个学员以上的学校,手工管理每天要花一两个小时,系统帮你省下来的时间远比花的钱多。
开了不止一个课程班型
皮肤管理班、美甲班、美睫班、半永久班,每个班的课时不同、价格不同、考核标准不同。班型一多排课就复杂,手工排容易撞车。系统帮你把各班级的课程、教室、老师理得清清楚楚。
经常有学员退费、转班、补课
只要你的学校有退费、转班、补课这些情况,手工算就是灾难——退费金额怎么算、转班课时怎么折算、补课排在哪天。这些繁琐的计算交给系统,按你定的规则自动算,省事还不扯皮。
花钱投广告招生,想知道钱花得值不值
你在抖音、美团、大众点评上投了广告,也鼓励老学员转介绍。但到底哪个渠道的钱花得最值?如果你想弄清楚这个问题、把钱花在刀刃上,系统的招生渠道追踪就是给你准备的。
如果你只带三五个学员、只教一种课,用个Excel就够了,没必要花这个钱。
你心里可能在想的几个问题,我们先回答
做美容培训的校长问得多的几件事
每个班的课时独立计算。学员报了两个班,档案里有两条课时记录,各自签到各自扣。缴费也是分开的——皮肤管理交多少、美甲交多少,互不影响。导出的时候可以按学员看(两个班一起显示),也可以按班级看(只显示该班的学员)。
请假的不扣课时。老师签到时标注"请假",该学员这节不计消耗。补课可以单独排——系统里给请假的学员安排补课时间、对应教室和老师,补课完成后课时才扣。请假和补课的记录都在档案里,清清楚楚。
可以设补考机制。第一次考核不通过的标记为"待补考",安排补考日期后重新录入成绩。两次考核记录都保留——第一次不通过和补考通过的都在档案里,毕业时导出成绩单可以选择只显示最终成绩,也可以显示完整考核历程。
完全由你定。介绍一个人返200还是返300、新学员缴完费就返还是上了一个月课再返、返现金还是返课时——规则你设好,系统按规则跟踪。到了该返利的时候自动提醒你。不用你手动记"谁介绍了谁,该返多少"。
可以设权限。每个老师用自己的账号登录,只看到自己带的班的学员名单、课时记录和考核成绩。看不到别的班的数据,也看不到全校的财务信息。你作为校长看全局,老师只看自己负责的部分。
可以加上。入库、领用、消耗登记,每种耗材库存实时更新。甲片用了多少、面膜还剩几盒、哪个班消耗最快——数据清楚了采购就有依据,不会出现上课发现面膜用完了才赶紧去买的情况。这属于附加模块,需不需要你说了算。
能。把现有学员的基本信息(姓名、班级、已缴费用、已上课时数)整理成Excel表格,我们帮你批量导入系统。历史数据不会丢,从导入那天起新旧数据接上,不用从零开始录。
你的学校有几个班型、多少学员、老师怎么排课,跟我们说说
加微信把你学校的情况讲清楚——开了哪几种班、学员大概多少人、现在最头疼的是什么。
我们按你的实际情况出方案,只做你用得上的功能,不堆一堆用不着的东西。
看了方案觉得不合适,没关系,不花你一分钱。