茶馆管理系统：包间预约、茶品结算、熟客档案,掌柜不用全靠脑子记
开茶馆的人,这几件事天天在烦
包间预约全凭记忆和本子
客人电话订了竹韵阁周六晚上,你写在本子上。另一个客人来了也要这个房间,你翻了半天找不到上次那条记录——订重了,两拨客人同时到,场面很难看。
茶叶称了多少、泡了几壶对不上
龙井38克、铁观音半两、金骏眉一泡——茶叶按克卖,客人喝完你未必记得称了多少。月底盘点茶叶库存,账面和实际能差出好几斤。
熟客喜好记不住,接待掉档次
张总每次来都喝正山小种、要靠窗那间;李姐不喝红茶只喝白茶。这些你以前记得住,客人一多就混了。熟客来了你问"今天喝什么",他心里其实想的是"上次不是聊过了吗"。
茶馆软件能帮你管住哪些事
六个核心模块,围着你的茶馆日常转
包间预约
哪间空、哪间订了,一张表看全。再也不怕订重。
泡茶计时
客人坐下开始计时,按时长自动算茶位费。
茶品进销存
茶叶按克记、茶点按份记,库存剩多少一目了然。
熟客档案
谁爱喝什么、坐哪间、来了几次,系统帮你记。
结算对账
茶位费+茶叶+茶点+包间,自动汇总一键结账。
掌柜手机看
不在茶馆也能看今天订了多少包间、收了多少钱。
茶馆管理系统在你店里用起来的样子
下面的界面都能点,试试看包间预约和泡茶计时
包间预约表,谁订了哪间一眼看清
不用翻本子了。今天哪几间有预约、几点到、几位客人、联系方式,打开系统一张表全在。客人打电话来订包间,两秒就能查到哪间还空着。
泡茶计时,茶位费不用估着算
客人坐下你点一下"开始",系统自动按你设的茶位费标准计时:普通厅按小时收,包间按时段收。结账时茶位费精确到分钟,不用再拍脑袋报个大概数。
你的茶室管理后台打开就是这样
点下面的Tab切换不同模块,试试点茶品看账单怎么算
点下面的茶品加到账单,右边自动汇总金额
| 茶品 | 品类 | 库存(g) | 本月消耗 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 西湖龙井(明前) | 绿茶 | 1,850g | 420g | 充足 |
| 铁观音(清香型) | 乌龙 | 3,200g | 680g | 充足 |
| 正山小种 | 红茶 | 560g | 390g | 偏低,该补了 |
| 白毫银针(2024) | 白茶 | 280g | 180g | 偏低 |
| 凤凰单丛 | 乌龙 | 1,400g | 310g | 充足 |
| 老班章普洱(2019) | 普洱 | 2饼(714g) | 1泡/天约 | 充足 |
茶叶按克管理,每次冲泡自动扣减。低于安全库存的系统自动提醒你补货。
| 项目 | 金额 | 占比 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 茶位费/包间费 | ¥2,460 | 42% | 8间包间+散座区 |
| 茶叶消费 | ¥1,680 | 29% | 龙井最畅销 |
| 茶点/小食 | ¥860 | 15% | 花生酥+绿豆糕为主 |
| 其他(水/饮品) | ¥320 | 6% | - |
| 包间预定金 | ¥480 | 8% | 3笔预定金 |
| 今日总营收 | ¥5,800 | - | 接待 26 桌/约 68 人 |
本周茶品销量排行(按泡数)
| 熟客 | 累计消费 | 来了几次 | 常喝茶品 | 喜好/备注 |
|---|---|---|---|---|
| 张总(尾号6621) | ¥12,800 | 36次 | 凤凰单丛 | 竹韵阁靠窗位/不吃甜 |
| 李姐(尾号8803) | ¥6,400 | 22次 | 白毫银针 | 梅苑/要安静/爱喝果茶 |
| 王经理(尾号5517) | ¥9,200 | 28次 | 正山小种 | 松风阁/待客为主/开发票 |
| 赵哥(尾号1190) | ¥4,600 | 15次 | 铁观音 | 不挑包间/爱配花生酥 |
| 小陈(尾号7742) | ¥2,100 | 9次 | 龙井 | 散座区/独自喝/看书 |
张总下次来了,你直接说"张总,今天还是单丛,竹韵阁靠窗那个位给你留了"——这就是茶馆该有的待客之道。
用上茶馆管理软件,一天下来这些事变了
你的茶馆什么规矩,系统就跟什么规矩
不是给你一套通用收银机,是照你这家店的实际情况来做
包间收费方式你定
有的茶馆包间按时段收费,有的按茶位费收,有的设最低消费。你是哪种方式,系统就按哪种算。甚至不同包间可以设不同标准——雅间贵一点、散座便宜一点,规则你说了算。
茶叶计价方式灵活
有的茶按克卖(龙井8块/克),有的按泡卖(正山小种28元/泡),有的按壶卖。你的茶叶怎么计价,系统就怎么记。进货也按你的习惯——按斤进、按克出,中间自动换算。
会员/储值你选要不要
觉得做会员卡能留住熟客,系统帮你加上——充值、折扣、积分都能做。觉得你的茶馆不需要会员体系,那就不做,不给你堆用不上的功能。
只做你需要的,用不上的不给你加
你要是只有3个包间、不做茶叶零售、不需要会员卡,我们就做包间管理+泡茶计费+基础结算,干干净净。不像通用软件那样塞一堆你看都不看的功能模块。
什么样的茶馆/茶室适合用这套系统
有多个包间的传统茶馆
4间以上包间,每天预约排不过来,包间费+茶叶+茶点混在一起算账头疼。这是最需要系统的类型。
新中式茶空间/茶室
做手冲茶、茶艺体验的新式茶空间,按泡收费、按小时收费,需要计时器和精确结算。系统帮你管得漂亮。
茶楼+棋牌/商务会客
包间不只喝茶还打牌、谈事,包间费另算、茶水另算、小食另算。多种收费项目混在一起,系统帮你理清。
带茶叶零售的茶馆
既做堂饮也卖茶叶带走。堂饮按克出、零售按盒卖,库存要统一管。系统把两种出货方式都理顺。
连锁茶馆/多店经营
两三家店,每家包间不同、茶品不同。各店独立管,数据汇总看,掌柜一个手机掌握全局。
只有一两张桌的小茶摊
如果你就是路边摆个摊泡几壶茶,客人来了喝完给钱走——一个收款码就够了,不一定要上系统。这话我们说在前面。
你心里可能在想的几个问题,先说清楚
做茶馆的人还想知道的事
能。比如"西湖龙井(2024明前)"和"西湖龙井(2023雨前)"在系统里是两个品,库存分开记、价格分开设。你有多少种茶就录多少种,普洱的年份、白茶的仓储批次都能分清。
直接在订单里加一行新茶品就行,前面喝的照样算、后面加的接着算。结账时每种茶喝了多少克、多少钱列得清清楚楚。中途加茶点、加果盘也一样,随时往里加。
可以。手机上打开就能看今天哪间空、直接帮客人订。你在外面也能操作,不一定非得在收银台前面。客人打电话来的时候,两句话就能订好。
能。包间里的棋牌费可以设成独立的收费项:按小时收、设最低消费都行。结账时茶位费、茶叶、茶点、棋牌费各是各的,加在一起就是总账,不用你手工分开算。
看你需要什么功能。3-5个包间、基础的预约+计时+结算,费用不高。包间多的、要会员体系的、要库存管理的功能多一些,费用会多一点。先加微信聊清楚你的情况,我们给你一个合理的报价——价格好商量,面向小茶馆做的,不会让你觉得贵。
你的茶馆有几间包间、卖什么茶,告诉我们
加微信把你的茶馆情况说一下:几间包间、什么收费方式、有没有茶叶零售。我们按你的实际来出方案,合适了再做,不合适也不勉强。
加微信聊聊你的茶馆