茶室预约管理系统：包厢别再记重了,散客会员都有数,预约排满不撞车
开茶室的人,这些事你一定经历过
包厢预约全靠一个本子,记了也白记
电话来了翻本子、微信来了翻本子、前台来了散客还是翻本子。写得潦草了看不清,写得仔细了翻不到。两个人同时接预约,谁都不知道对方答应了谁。一到周末和节假日,本子翻到起毛边,包厢照样记重。
老客来了不认识
上个月来过的张总,喜欢喝什么茶、坐哪个包厢、带了几个人——你全忘了。他进门你还问"几位?喝什么茶?"人家的感受就是:这家茶室不记人。
散客来了没位子,包厢却空着
临时来的客人问有没有位子,前台说满了。其实二楼"梅香室"下午三点那拨客人取消了,可前台根本不知道——因为取消的信息在微信聊天记录里,没人翻到。
茶叶备了一堆,好茶没了差茶剩着
客人点名要"正岩肉桂",你翻柜子翻了半天发现只剩半两了。明明上周进了五斤便宜的铁观音还没动——好茶不够用,普通茶堆在仓库。备货全凭感觉,哪款茶卖得好、哪款该补了,没有数。
茶艺师排班靠喊,忙的忙死闲的闲死
周六三个包厢同时有客人,两个茶艺师不够分。周二只来了一桌客人,三个茶艺师坐那发呆。排班没有依据,不知道哪天忙哪天闲,茶艺师的工资照发,利用率上不去。
这套茶室预约软件,帮你把这些理清楚
预约不撞车,空闲一目了然
所有包厢、所有时段的预约状态实时更新。电话约的、微信约的、临时来的全进系统,谁都能看到哪间空、哪间满,不用再翻本子。
老客进门你就知道他喝什么
客人的喝茶偏好、常用包厢、上次消费记录全在系统里。他一进门你就能说"张总,老位子,还是正岩肉桂?"——这才是茶室该有的服务。
每天赚多少、哪间包厢最火
不用月底拿计算器算。每天的包厢使用率、茶品销量、会员充值、散客消费——打开手机就看到。哪个时段最忙、哪间包厢利用率低,一张表说清楚。
茶室预约管理系统在你店里用起来的样子
下面几个演示窗口都能点,看看适不适合你的茶室
橙色=已预约 | 蓝色=使用中 | 绿色=空闲 —— 一眼就知道哪间能接客
橙底=有预约的日期,点开看当天哪间包厢几点到几点被订了
| 时段 | 包厢 | 预约人 | 人数 | 茶品 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10:00-12:00 | 松涛阁 | 刘总(会员) | 3人 | 白毫银针 | 品茶中 |
| 13:30-15:30 | 听雨轩 | 陈女士(会员) | 5人 | 正岩肉桂 | 品茶中 |
| 14:00-16:30 | 竹韵厅 | 王先生(散客) | 6人 | 待选 | 已预约 |
| 16:00-18:00 | 梅香室 | 赵经理(会员) | 4人 | 老班章普洱 | 已预约 |
| 19:00-21:00 | 清风台 | 孙总(VIP) | 8人 | 凤凰单丛+茶点 | VIP预留 |
| 10:00-11:30 | 兰香室 | 李先生(散客) | 2人 | 龙井 | 已结束 |
点下面的茶品试试,右侧自动出账单
| 客户 | 等级 | 累计消费 | 来了几次 | 常用包厢 | 偏好 |
|---|---|---|---|---|---|
| 刘总(尾号6639) | VIP | 12,800元 | 36次 | 松涛阁 | 白毫银针,不加茶点 |
| 陈女士(尾号2281) | 金卡 | 6,500元 | 18次 | 听雨轩 | 正岩肉桂,要干果 |
| 赵经理(尾号4478) | 金卡 | 4,200元 | 12次 | 梅香室 | 老班章普洱,商务接待多 |
| 孙总(尾号9915) | VIP | 22,600元 | 52次 | 清风台 | 凤凰单丛,固定周五晚 |
| 周女士(尾号7703) | 普通 | 1,200元 | 5次 | 兰香室 | 龙井,周末带孩子 |
老客来了系统自动弹出偏好——他喝什么、坐哪间、上次什么时候来的,前台一清二楚
| 本周 | 预约数 | 实到 | 包厢利用率 | 茶品营收 | 包厢费 | 总营收 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 周一 | 3 | 3 | 25% | ¥468 | ¥180 | ¥648 |
| 周二 | 4 | 3 | 33% | ¥524 | ¥240 | ¥764 |
| 周三 | 5 | 5 | 42% | ¥680 | ¥300 | ¥980 |
| 周四 | 6 | 5 | 50% | ¥756 | ¥300 | ¥1,056 |
| 周五 | 9 | 8 | 75% | ¥1,240 | ¥540 | ¥1,780 |
| 周六 | 12 | 11 | 92% | ¥1,680 | ¥720 | ¥2,400 |
| 周日 | 10 | 9 | 83% | ¥1,420 | ¥600 | ¥2,020 |
| 茶品 | 库存 | 本月用量 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 正岩肉桂 | 320g | 680g | 偏低,该补了 |
| 白毫银针 | 500g | 420g | 充足 |
| 老班章普洱 | 180g | 360g | 快没了 |
| 西湖龙井 | 420g | 280g | 充足 |
| 凤凰单丛 | 260g | 440g | 偏低,该补了 |
| 安溪铁观音 | 800g | 160g | 充足(动得慢) |
正岩肉桂连续三个月销量第一;铁观音备货多但点的人少,可以考虑少进一些
茶室预约软件里面都有什么
每个功能都是围绕茶馆日常设计的,用不上的不给你堆
包厢预约与排期
每间包厢每个时段的预约状态实时更新,电话、微信、现场来的全统一进系统。支持"固定预留"——孙总每周五晚上的清风台,系统自动给他留好。客人取消了自动释放,前台看到就能接新单。
微信扫码自助预约
客人扫你茶室的二维码自己选包厢、选时间、选茶品。不用打电话等你接,也不用来回微信确认。你收到通知确认就行。
客户偏好档案
每个客人来了几次、喝过什么、坐过哪间、消费多少,系统全记着。VIP客户的特殊喜好(比如"赵经理不喝花茶""刘总要用紫砂壶")也能备注。
会员储值与积分
开会员卡充值送茶、积分兑茶叶、会员包厢费打折——你怎么定规则系统怎么执行,充值余额实时查,消费自动扣,不用手动算。充值到期提醒自动发,让老客想起来该回来喝茶了。
茶品库存与备货
哪款茶快没了系统提醒你。按销量分析帮你定补货量——好卖的多备,动得慢的少进。客人点了库存不够的茶,前台下单时就看到,不用跑去柜子翻半天才发现。
茶艺师排班
按预约数量安排几个茶艺师上班。周末预约多排三个人,工作日少的时候排一个人。排班表和预约表联动,茶艺师自己手机上能看自己这周什么时候上班。
用上茶室预约管理系统之后,你一天的变化
看看你的茶室适不适合用这套系统
说实话,不是每种茶室都需要
如果你只有一间茶室、一天就来两三桌客,用微信记一记可能就够了——不一定非要上系统。
你可能在琢磨这些事
开茶室的老板还想知道的几件事
系统可以设"提前2小时自动确认"——预约时间快到了给客人发一条确认消息,客人不回复的自动释放包厢。也可以设预约需要付定金(微信支付),爽约的定金扣掉。你的茶室多大比例爽约,规则跟着调。
后台加茶品就是填名字和价格,改价格改一个数字保存就行。支持按"克"或"壶"两种计价方式,季节茶可以设上架下架时间,到了自动上、过了自动下。比你在本子上划掉重写方便得多。
可以。客人扫你的二维码就能看到自己的储值余额、积分、消费记录、剩余包厢券。不用下载App,微信打开就行。他看得到自己还剩多少钱,自然就想着来花掉——比你打电话催他来好使。
能。设一个"周期预约"——比如孙总每周五晚上的清风台,系统每周自动帮他排好。如果那个时段被别人预约了,系统会提醒你有冲突,你决定怎么处理。固定客户不用每周重新约,省你也省他的事。
可以。每家茶室独立管包厢和库存,你的手机上能同时看两家的数据——哪家今天预约多、哪家包厢利用率低、总营收多少。员工只看自己店的数据,你看全部的。加店不用另外买系统。
你的茶室有几间包厢、卖什么茶,告诉我们就行
加微信把你的情况说一下:几间包厢、做不做会员、要不要微信预约——我们照着你的茶室做一版,看看合不合你意。不合适也没关系,不收一分钱。
加微信聊聊你的茶室