蛋糕店订单管理系统：微信订单不再翻聊天记录,每个蛋糕做对、送对、收齐钱
开蛋糕店的你,这些场景是不是每天都在经历
微信聊天记录里找订单
客人在微信上发语音说"我要一个8寸的,奶油的,上面写生日快乐",你回头翻的时候语音一条条听,听到第三条才发现她后来改成了慕斯。一天接十几个单,微信消息混着问价的、看款式的、催单的,订单信息散在十几个对话框里。
做错了蛋糕才发现
裱花师照着你抄的小纸条做,写的"6寸草莓",结果客人要的是6寸芒果。你中间改了需求但没告诉裱花师,或者字太潦草看错了。蛋糕做错了不能退,重做一个就是白赔。
定金收了尾款忘了要
客人下单付了100定金,取蛋糕的时候你忙着做下一个,忘了收尾款。或者客人微信转的定金,你不记得是哪一笔了。月底一算,少了两三千说不清是谁的。
节日前几天天天熬夜
生日高峰、情人节、中秋——一天涌进来三四十个订单。哪个先做?哪个什么时候要?哪个需要配送?全靠你一个一个记、一个一个排。排岔了,客人下午3点要,你4点才做好,差评就来了。
蛋糕店订单软件在你店里用起来是这样的
下面的界面都能点,看看适不适合你的店
接单录入,30秒把微信里的需求变成一张工单
客人在微信上说了要求,你打开系统填一下:几寸、什么口味、蛋糕上写什么、取货时间、联系方式。30秒录完,这个订单就进了今天的生产排期,裱花师那边同步就能看到。
今日看板,哪个做了哪个没做一眼清楚
打开系统就是今天的订单看板:哪些在做、哪些做好了、哪些还没开始、哪些马上要取了。不用翻本子,不用问裱花师"那个做了没",看板上全有。催急的订单自动排到前面。
| 单号 | 客户 | 蛋糕 | 取货 | 尾款 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| #0615-01 | 王先生 | 10寸水果奶油 | 10:00 自提 | 已付清 | 已完成 |
| #0615-02 | 赵女士 | 6寸慕斯 | 11:30 自提 | 已付清 | 已完成 |
| #0615-03 | 陈先生 | 双层翻糖 | 14:00 配送 | 欠¥380 | 制作中 |
| #0615-04 | 李女士 | 8寸巧克力 | 14:00 配送 | 欠¥168 | 制作中 |
| #0615-05 ! | 张女士 | 6寸芒果千层 | 13:00 自提 | 已付清 | 加急! |
| #0615-06 | 刘总 | 12寸+8寸双层 | 17:00 配送 | 欠¥520 | 待制作 |
| #0615-07 | 周阿姨 | 8寸红丝绒 | 15:00 自提 | 已付清 | 待制作 |
生产排期,裱花师早上来了知道先做哪个
系统按取货时间倒推:下午2点要取的,最晚12点半得做好;需要冷藏定型的再往前推1小时。裱花师到了,打开排期表照着做就行,不用你站在旁边一个一个交代。
你的蛋糕店后台打开是这个样子
点Tab切换看不同模块,试试点订单卡片
点击订单卡片查看详情(演示)
主题:海洋风 | 写"宝贝5岁生日快乐"
不写字 | 要蜡烛
写"公司周年庆" | 要底托和刀叉
| 单号 | 客户 | 总价 | 已收 | 待收 | 收款方式 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| #0615-01 | 王先生 | ¥328 | ¥328 | - | 微信 | 已结清 |
| #0615-02 | 赵女士 | ¥198 | ¥198 | - | 支付宝 | 已结清 |
| #0615-03 | 陈先生 | ¥680 | ¥300 | ¥380 | 微信(定金) | 待收尾款 |
| #0615-04 | 李女士 | ¥268 | ¥100 | ¥168 | 微信(定金) | 待收尾款 |
| #0615-05 | 张女士 | ¥158 | ¥158 | - | 微信 | 已结清 |
| #0615-06 | 刘总 | ¥880 | ¥360 | ¥520 | 对公转账(定金) | 待收尾款 |
| 单号 | 客户 | 蛋糕 | 配送地址 | 送达时间 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| #0615-03 | 陈先生 | 双层翻糖 | 海淀区中关村XX号 | 14:00前 | 制作中 |
| #0615-04 | 李女士 | 8寸巧克力 | 朝阳区望京SOHO T1 | 14:00前 | 制作中 |
| #0615-06 | 刘总 | 12寸+8寸双层 | 朝阳区国贸三期A座 | 17:00前 | 待制作 |
| #0615-09 | 孙女士 | 6寸提拉米苏 | 丰台区马家堡XX小区 | 16:00前 | 待制作 |
配送前系统自动发短信/微信通知客人预计送达时间,减少催单电话。
| 指标 | 本月 | 上月 | 变化 |
|---|---|---|---|
| 总订单数 | 286 单 | 241 单 | +18.7% |
| 总营收 | ¥71,480 | ¥58,320 | +22.5% |
| 平均客单价 | ¥249.9 | ¥241.9 | +3.3% |
| 配送占比 | 42% | 38% | +4% |
| 退单/重做 | 2 单 | 7 单 | -71.4% |
| 畅销TOP3 | 8寸奶油(34%) > 6寸慕斯(21%) > 双层定制(15%) | ||
退单从7单降到2单——不是蛋糕做得好了,是订单信息录对了,裱花师不会做错了。
用上蛋糕店订单系统之后,这些数字会变
不同于通用点单软件,这些功能只有蛋糕店才需要
每一个模块都是从蛋糕店的真实场景里来的,不是通用模板拼出来的
蛋糕定制订单录入
不是餐饮那种"点几号几号"的菜单,而是一张完整的蛋糕工单:尺寸、磅数、口味、夹层、裱花风格、祝福语、蜡烛数字、底托要不要、刀叉配几套。每个细节都有专门的字段,不会漏。
按取货时间倒推排期
下午2点要取,系统倒推:裱花1小时+冷藏定型30分钟=最晚12:30开始。需要提前做翻糖件的,前一天就在排期上提醒你。多个裱花师同时做时,自动分配负载。
定金+尾款分步收
蛋糕店很多是先收定金后收尾款,不像饭店吃完就结。系统记清每一笔:谁付了定金多少、什么时候付的、尾款还差多少、取货时提醒收尾款。月底不会有"钱对不上"的事。
配送调度与通知
配送的蛋糕需要记地址、定时间、安排配送员。系统帮你排配送路线、自动给客人发送达通知。蛋糕做好了推一条"您的蛋糕已出发",客人不催你也放心。
客户生日自动提醒
客人上次订了一个蛋糕,你知道是谁家孩子几月几号生日。明年到了那个时间,系统自动提醒你发个消息给她——这一条就能多很多回头单。节日前批量提醒也行。
款式图片随单走
客人发了参考图:"我想做这种风格的。"这张图直接挂在订单上,裱花师打开就看到。不用你拿着手机去给她看,更不会混淆"这张图是哪个客人发的"。
你心里可能有这些疑问,先帮你想清楚
做蛋糕店系统之前想知道的事
可以做。给你搭一个小程序或H5页面,客人进去选尺寸、选口味、选配送时间、付定金,订单直接进你的后台。不过有些蛋糕店喜欢先聊再接单(比如翻糖要确认设计),这种就保留微信接单+系统录入的方式,两种都行,看你的店怎么做。
可以。每家店独立录单、独立排期、独立收款,你的手机上能同时看两家的数据:今天两家一共接了多少单、总营收多少、哪家配送多。加店不需要重新买系统,加个分店账号就行。
排期是自动的——你录完单,系统按取货时间倒推自动排。四五十个单它比你排得快、排得准。如果某个时段排满了,录单时会提醒你"这个时间段已排满",你可以跟客人协商换个时间。节日高峰正是这套系统最有用的时候。
能。老数据做一次导入就行,以后就在系统里录了。不过说实话,很多蛋糕店的Excel记得也不全——缺口味、缺联系方式、缺金额。导过去之后用系统录单,每一项都有字段不会漏,比Excel靠谱得多。
美团那套是通用餐饮收银,菜单是"选几号下单收钱"。蛋糕店的订单不一样——每个蛋糕都是定制品,有尺寸、口味、祝福语、取货时间、配送地址这些独有字段,还有定金尾款的收付逻辑。通用收银系统没有这些,你还是得拿本子记。这套系统就是专门解决"蛋糕定制订单"这件事的。