烘焙店管理系统：预订不漏、排产不撞、原料不断,把每天的乱理成账
开烘焙店的人,每天都在经历这些
微信接单翻聊天记录找订单
客人在微信上订蛋糕,你手动记到本子上或者Excel里。节日前预订量一涨,几十条消息里扒拉订单,8寸10寸记反了、备注看漏了、取货时间忘了通知——出一次错就要赔一个蛋糕的钱和口碑。
裱花师的活排不开,客人干等
两个10寸的生日蛋糕都约了下午三点取,裱花师一个人同时做不了两个。你没法提前看到时间撞车,等客人来了才发现做不出来,要么催裱花师赶工出次品,要么让客人等——两头都不好交代。
淡奶油够不够、黄油还有多少,全靠猜
做蛋糕最怕做到一半发现原料不够。淡奶油开封后保质期短,多进了用不完浪费;低筋粉、黄油、糖粉这些消耗量每天不一样,全凭经验估,断货了只能让客人等。
每天卖了多少、赚了多少,说不清
面包蛋糕散称的、预订蛋糕定金尾款分开收的、会员储值抵扣的——到了月底算账把自己算晕了。哪个品类毛利高、哪个品类卖不动,全凭感觉。
用了这套烘焙管理软件,这些数字会变
预订接进来,排产排下去
下面两个界面都能点,看看预订和排产在系统里怎么运转
| 客户 | 蛋糕 | 尺寸 | 取货时间 | 备注 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| 林女士 | 草莓奶油生日蛋糕 | 8寸 | 今天 14:00 | 写"生日快乐宝贝" | 裱花中 |
| 周先生 | 提拉米苏 | 6寸 | 今天 16:30 | 少糖 | 待做 |
| 赵女士 | 黑森林慕斯 | 10寸 | 今天 17:00 | 不要酒味 | 待做 |
| 陈太太 | 双层水果婚礼蛋糕 | 8+12寸 | 明天 09:00 | 配鲜花 粉色系 | 明日 |
| 刘先生 | 芒果千层 | 8寸 | 明天 15:00 | - | 明日 |
| 张女士 | 红丝绒裸蛋糕 | 6寸 | 今天 11:00 | 已付全款 | 已取 |
红色的日子预订多,要提前安排人手。点日期看当天详情。
6月20-21日是端午+周末,预订量飙高。系统提前一周提醒你备原料、排人手。
你的烘焙店后台,打开就是这个样子
下面的Tab能切换,试试点蛋糕模拟下单
点下面的蛋糕试试,右边自动生成订单
| 原料 | 当前库存 | 本周预计用量 | 剩余天数 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 淡奶油(1L) | 12盒 | 20盒 | 4天 | 本周要补 |
| 低筋粉(25kg) | 3袋 | 2袋 | 10天 | 充足 |
| 黄油(500g) | 8块 | 12块 | 4天 | 偏低 |
| 鲜草莓(盒) | 6盒 | 15盒 | 2天 | 快没了! |
| 芒果(kg) | 8kg | 5kg | 11天 | 充足 |
| 鸡蛋(箱) | 2箱 | 3箱 | 4天 | 本周补 |
| 糖粉(kg) | 5kg | 2kg | 17天 | 充足 |
| 包装盒8寸 | 30个 | 18个 | 11天 | 充足 |
系统按本周已接订单 + 日常散卖均值自动算预计用量。红色的马上要断,黄色的这周得补。
本周品类销售占比
生日蛋糕占营收的43%,是利润主力。面包走量但毛利偏低,西点单价高可以加推。
| 会员 | 储值余额 | 累计消费 | 最近购买 | 偏好 | 生日 |
|---|---|---|---|---|---|
| 王小姐 | ¥680 | ¥4,260 | 3天前 | 千层/慕斯为主 | 7月12日 |
| 李太太 | ¥320 | ¥6,880 | 昨天 | 面包+生日蛋糕 | 9月5日 |
| 孙先生 | ¥150 | ¥2,100 | 1周前 | 欧包+吐司 | 11月20日 |
| 张女士 | ¥1,200 | ¥8,560 | 2天前 | 各类蛋糕(公司团购) | 3月8日 |
会员生日前7天自动发提醒,附带生日蛋糕优惠券。李太太的生日还有82天,到时候系统会提醒你。
用了烘焙店系统之后,一天是这样过的
不是给你加活儿,是把你本来就要做的事理顺了
看今天的生产任务单
打开手机,今天要做哪些蛋糕、几点取、什么规格,系统按取货时间倒排好了。面包区今天出什么品种、出多少,也根据最近销量给了建议。不用翻聊天记录了。
裱花师按任务单做,做完点一下
每做完一个蛋糕,裱花师在屏幕上点"完成",系统自动通知客户:"你的蛋糕做好了,来取吧。"不用你一个个打电话发微信。面包出炉了,前台的屏幕同步更新今日可售品种。
散卖进系统,库存实时扣
面包卖一个扣一个,蛋糕来取货核销一单。有人来店里现场订蛋糕,直接系统里开单,自动排进明天的生产任务。下午看一眼手机:今天营收多少、哪些蛋糕还没取、明天有几单要做。
一键出今日报表,十分钟对完账
营收、成本、毛利一张表。剩了多少面包系统也记着,该打折卖的打折卖,数据明天用来调整出品量。原料不够了系统已经标出来了,明天早上到货正好赶上。
蛋糕店管理系统里都有哪些模块
点开看细节,每个模块都是照着烘焙店的实际工作来的
客人下单(微信/电话/到店),录进系统:蛋糕款式、尺寸、取货时间、特殊要求(写字/加水果/造型)、定金收了多少。取货时扫一下核销,尾款自动算好。节日高峰能看到每天订了多少单,超出产能的系统提醒你拒单或加人手。
按取货时间倒推制作时间,自动排给裱花师。两个蛋糕撞时间了,系统提前标红。你有两个裱花师的话,任务自动分——谁擅长做什么、谁的活排满了,看得清清楚楚。做完一个自动通知客人来取,不用你操心。
每做一个蛋糕,用了多少奶油多少面粉自动扣。淡奶油开封了记录开封日期,快过期的标出来优先用。库存低于安全线推通知提醒你补货,系统按本周订单量帮你算需要补多少,不多进不少进。
店里卖面包、蛋黄酥、泡芙这些散卖品,用收银功能:扫码或手点,微信支付宝现金都支持。每卖一个库存自动减,每天出了多少、剩了多少、营收多少一清二楚。临期的可以设个折扣价,系统自动按折扣算。
老客户办会员卡,储值消费打折。系统记住每个会员买了什么、花了多少、生日是哪天。生日前一周自动发消息提醒,你附带一张蛋糕优惠券,这单大概率就锁住了。不用你自己记谁生日谁不生日。
每款蛋糕录一个配方:8寸草莓蛋糕用多少淡奶油、多少低筋粉、多少草莓。系统按原料进价自动算成本,售价减成本就是单品毛利。哪款蛋糕赚钱、哪款亏钱,一看就知道——该调价的调价,该推的推。
什么样的烘焙店适合用这套系统
蛋糕预订为主的私房烘焙
在家或工作室做蛋糕,靠微信接单,一个人又接单又做又配送。最需要的就是预订管理和排产,不漏单不撞单。
有门店的烘焙西点店
店里又卖面包又接蛋糕预订,收银、库存、预订三件事搅在一起。系统帮你把散卖和预订分开管,账目清清楚楚。
多人团队的连锁烘焙
几家店、多个裱花师,需要统一管理订单、分配任务、汇总数据。老板不可能每家店都盯着,手机上看所有店的情况。
如果你只是周末偶尔烤几个蛋糕送朋友,可能用不上——这套更适合每天都有单要做的烘焙店。
做烘焙系统之前,你肯定想问的
烘焙店老板还会问的几件事
后台加一个新品,录个名字、价格、配方(如果要算成本的话),前端和下单页面自动更新。有季节限定款可以设上架时间,过了季自动下架,不用你惦记着手动关。
可以做一个小程序或者H5页面,客人选款式、选尺寸、选取货时间、付定金,订单自动进你的系统。你不用再一条条微信复制粘贴了。当然,老客户打电话来订的也能手动在系统里录。
入库时录保质期,系统按先进先出原则排。快过期的标红提醒优先用,避免后进的先用、先进的放过期。淡奶油开封后另外记录,48小时没用完给你发提醒。
下单收定金记一笔,取货收尾款记一笔,系统自动关联到同一个订单上。每天结算时,今天收了多少定金、多少尾款、多少散卖,三笔分别列清楚。月底汇总不用你自己算,拉报表就行。
订单里可以加图片(客户发的参考图)、备注(几层、什么口味、什么造型、配件要求),裱花师看到的任务单上这些信息全有。复杂的蛋糕需要更长制作时间,排产的时候也会多留时间,不会和其他单撞车。
你的蛋糕店每天接多少单、有几个裱花师
加微信聊聊你的烘焙店