美容院管理系统:客户档案翻不到、疗程进度记不住、美容师离职客户跟着走,一套系统把客户牢牢攥在店里
旁边的美容师小雯上个月辞职了,她手里攒了四十多个客户的微信和护理记录,全带走了。这些客户现在联系不上,你连她们上次做到疗程第几次都不知道。
晚上算账的时候更头疼:今天用了多少支玻尿酸原液、哪些客户该做回访了、小美的手工费和仪器费提成比例不一样怎么分——全靠脑子记,早晚出事。
开美容院、皮肤管理店,这些糟心事你天天遇
不是你不上心,是客户多了手工真的管不过来
客户档案翻半天找不到
客户来了想看她的皮肤档案——上次做的什么项目、皮肤是干性还是混油、对什么成分过敏、疗程到第几次。你翻纸质本子翻了三分钟,客户在前台等着脸色越来越差。老客户觉得你不重视她,新客户觉得你不专业。
美容师一走,客户资料全没了
美容师离职的时候,客户的微信、护理记录、皮肤状态、疗程进度全在她手机里和她的小本子上。她一走,这些客户你根本联系不上。更气人的是,她去了隔壁新开的店,把你的客户也带走了。
疗程进度全凭美容师口头说
客户买了十次光子嫩肤的疗程,做到第几次了?上次做完皮肤有没有泛红?间隔几天做比较好?美容师说"大概做了六七次了吧"——你心里没底,客户心里更没底。疗程做完了客户说没做完,扯不清。
产品消耗算不清楚
一支玻尿酸原液进价120,做一次护理用多少?一盒面膜院装能做几个人?月底盘货发现少了十几支精华,是正常消耗还是被拿了?护理产品是你最大的成本,算不清就是在漏钱。
预约排不好,客户等、床位空
客户打电话来约下午三点做面部,你答应了。结果三点钟来了三个人,两张床不够用,一个客户等了四十分钟走了。上午倒好,一个客户都没有,美容师闲着。预约全靠脑子记,撞车是常事。
手工提成和仪器提成分不清
做手工护理提成25%、做仪器项目提成15%、卖产品提成10%。一个美容师这个月做了手工也做了仪器还卖了产品,月底提成该怎么算?你用计算器按半天,她觉得你少算了,每个月都要掰扯。
这套美容院管理软件帮你把客户和数据攥在手里
每一条都是你每天能省心的地方,不说虚的
客户皮肤档案两秒调出来
每个客户一个电子档案:皮肤类型、过敏成分、做过哪些项目、每次护理后的皮肤反应、拍过的对比照片——全在系统里。客户一来,前台输名字两秒调出来,美容师接手的时候对着档案做,不用问客户"你上次做的什么来着"。
疗程做到第几次系统自动记
客户买了十次光子嫩肤,每做一次系统自动扣一次,剩余次数、每次做的时间、间隔天数、皮肤反应全有记录。到该做下一次的时候系统提醒你回访,客户觉得你记着她,续课率自然上来。
客户资料在系统里,不在美容师手里
所有客户信息、护理记录、联系方式都存在系统里,美容师只能看自己负责的客户的护理信息,导不出去、带不走。美容师离职了,新来的美容师打开系统就能接手,客户感受不到任何断档。
预约排班一目了然,不撞车不空床
哪张床几点到几点有人、哪个美容师几点有空、下午还有几个空位——打开排班表一眼看清。客户约的时候直接看空位安排,不会出现三个客户约同一个时间的情况。空位多的时段还能主动邀约老客户。
护理产品消耗每一支都有记录
精华液、面膜、安瓶——每次做护理用了什么产品、用了多少、是谁用的,系统都记着。月底盘货和系统记录一对,多了少了一清二楚。哪些产品消耗快该补货了,系统提前提醒你,不会做到一半发现原液用完了。
手工费和仪器费分开算提成
手工护理25%、仪器项目15%、卖产品10%——每个项目的提成比例在系统里设好,结账自动按规则分。月底直接导出每个美容师的工资明细,手工多少、仪器多少、卖货多少,清清楚楚,不用再掰扯。
你以后每天打开的美容院管理界面,就长这样
数据是模拟的,但操作流程和真系统一样
客户来了,皮肤档案一键调出
输名字或手机号,客户的所有信息立刻出来:皮肤类型、过敏记录、做过的项目、疗程进度、上次护理后的反应。美容师接手前先看一遍档案,知道该用什么产品、避开什么成分,客户觉得你比她自己还了解她的皮肤。
点击表格行查看详情| 客户 | 皮肤类型 | 当前疗程 | 上次到店 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 刘女士 | 混合偏油·敏感 | 光子嫩肤 6/10次 | 6/12 | 疗程中 |
| 王姐 | 干性·有色斑 | 美白导入 8/12次 | 6/10 | 疗程中 |
| 张小姐 | 油性·毛孔粗大 | 小气泡 已完成 | 6/8 | 已完成 |
| 陈太太 | 中性·抗衰需求 | 射频紧致 3/8次 | 6/5 | 疗程中 |
| 李小姐 | 混合偏干 | 补水护理 次卡 | 6/1 | VIP |
| 赵女士 | 敏感肌·泛红 | 舒敏修复 2/6次 | 5/28 | 需回访 |
预约排班看一眼就知道今天忙不忙
几号床几点有人、哪个美容师几点有空、下午还剩几个空位——全在一个日历表里。客户打电话来约的时候,看一眼就能答"三点王姐的光子嫩肤在做,四点可以安排您"。不用翻本子,不会撞车。
这就是你每天打开看到的排班表| 时间 | 客户 | 项目 | 美容师 | 床位 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:30 | 王姐 | 美白导入 60min | 小美 | 1号床 | 已完成 |
| 10:00 | 张小姐 | 深层清洁 | 小丽 | 2号床 | 已完成 |
| 13:30 | 陈太太 | 射频紧致 90min | 小美 | 1号床 | 进行中 |
| 14:00 | 刘女士 | 光子嫩肤 | 小丽 | 2号床 | 进行中 |
| 15:30 | 李小姐 | 补水护理+面膜 | 阿珍 | 3号床 | 待到店 |
| 16:00 | 赵女士 | 舒敏修复 | 小美 | 1号床 | 待到店 |
| 17:00 | 新客户 | 皮肤检测+咨询 | 店长 | 咨询室 | 待到店 |
疗程做到第几次、效果怎么样,一查就有
客户买了十次疗程,每次做完都有记录:用了什么产品、皮肤反应如何、间隔多少天、下次建议什么时候来。到了该做下一次的日子系统自动提醒你回访,不用你自己记。客户觉得你一直在关注她,续课率自然高。
| 次数 | 日期 | 操作美容师 | 能量参数 | 皮肤反应 |
|---|---|---|---|---|
| 第6次 | 6/12 | 小丽 | 18J/cm² | 轻微泛红·2h消退 |
| 第5次 | 5/29 | 小丽 | 17J/cm² | 无明显反应 |
| 第4次 | 5/15 | 小美 | 16J/cm² | 轻微泛红·1h消退 |
| 第3次 | 5/1 | 小丽 | 15J/cm² | 无明显反应 |
| 第2次 | 4/17 | 小美 | 14J/cm² | 轻微脱皮·3天恢复 |
| 第1次 | 4/3 | 小美 | 12J/cm² | 无明显反应 |
| 项目名称 | 单数 | 营收 | 占比 |
|---|---|---|---|
| 光子嫩肤疗程 | 42次 | ¥33,600 | 26.3% |
| 射频紧致疗程 | 28次 | ¥25,200 | 19.7% |
| 美白导入护理 | 36次 | ¥21,600 | 16.9% |
| 深层清洁+小气泡 | 58次 | ¥17,400 | 13.6% |
| 补水护理+面膜 | 86次 | ¥15,480 | 12.1% |
| 舒敏修复护理 | 24次 | ¥14,520 | 11.4% |
| 产品名 | 品牌/类型 | 库存 | 月消耗 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 玻尿酸原液 10ml | 院线品牌A | 24支 | ~40支 | 需补货 |
| 修复精华 30ml | 院线品牌A | 18瓶 | ~12瓶 | 充足 |
| 冻干粉 套 | 功效型 | 30套 | ~20套 | 充足 |
| 清洁泥膜 500g | 院装 | 6罐 | ~8罐 | 偏低 |
| 补水面膜 院装 | 院线品牌B | 45片 | ~60片 | 偏低 |
| 光子凝胶 250ml | 仪器配套 | 8瓶 | ~6瓶 | 充足 |
| 一次性面扑 包 | 耗材 | 3包 | ~5包 | 需补货 |
不在店里,手机上也能看今天的排班和营收
出去进货、在家休息、甚至在外面谈事情,打开手机就看到今天做了几单、收了多少钱、有没有客户临时改约。有大额退单或者客户投诉会推提醒,不用等回店里才知道。两家店的数据分别看,一目了然。
用了美容院管理系统之后,这些数字会变
不是我们编的,是每天少操的心和多赚的钱
用了这套美容院软件之后,每天都不一样
什么样的美容院适合上这套管理系统
说实话,不是每家美容院都需要
有3个以上美容师的美容院
美容师多了,谁负责哪个客户、谁做了什么项目、提成怎么分就复杂了。手工管容易出错还容易引发矛盾。系统把每个人的客户、业绩、提成分得清清楚楚,美容师自己也能看到自己的数据,心里有数就不会闹。
做疗程卡、储值卡的美容院
卖疗程卡的美容院最怕记不清客户做到第几次。十次的疗程客户说只做了七次你说做了九次,扯不清。系统里每一次都有记录——日期、操作人、用了什么产品、皮肤反应,白纸黑字不存在争议。
做皮肤管理、仪器类项目的门店
光子嫩肤、射频紧致、水光针这类项目,每次的能量参数、间隔时间、皮肤反应都要记录。不记的话下次不知道上次用了多少能量,客户安全都是问题。系统帮你把每一次的操作参数和皮肤反应都留档。
老板不总在店里的美容院
你有别的生意要忙,或者开了两三家店不可能天天盯着。手机上看到每家店今天做了几单、收了多少钱、哪个美容师业绩最好、有没有客户投诉——比打电话问店长靠谱一百倍,数据不会骗你。
美容师流动性大的门店
这行美容师跳槽频繁,每走一个都带走一批客户。把客户资料管在系统里,新来的美容师打开档案就能接手,客户感受不到断档。客户跟的是你的店,不是某个美容师。
想做标准化管理的连锁美容院
两三家店的话,每家店的项目价格、提成规则、产品库存要统一管。客户在A店办的卡去B店也能用,积分也通。系统帮你把多家店的数据拉通,你坐在家里就能看每家店的经营情况。
如果你一个人做、客户就几十个、不卖疗程卡,用个本子加微信就够了,没必要花这个钱。
开美容院的姐姐们问得最多的几件事
你心里想的,大概就是这些
关于美容院管理系统,你可能还想知道
基本信息(姓名、手机号、生日、过敏史)、皮肤检测结果(肤质、毛孔、色斑、敏感度)、每次护理记录(项目、产品、操作参数、皮肤反应、操作美容师)、疗程进度、消费记录、对比照片。你觉得还需要记什么,跟我们说就加上去。
可以。疗程卡的规则你定:买十次送两次、买二十次打八折、赠送的次数用完了续费优惠多少——你说了算。客户消费的时候系统自动扣次数,赠送的和付费的分别记账,月底算账清清楚楚,不会搞混。
可以。每台仪器在系统里建档,每次使用记录操作人、使用时长、能量参数。一方面方便追溯客户每次的操作参数(下次好接着调),另一方面也方便统计仪器使用频次,知道什么时候该保养或更换探头。
可以。两家店的数据分开管理但汇总查看——你可以看每家店的营收、客户数、美容师业绩。客户的会员卡可以两店通用(你说了算),产品库存分别管但总量你能看到。以后再开新店,加一个分店的数据就行。
看不到。每个美容师用自己的账号登录,只能看自己负责的客户档案和自己的业绩提成。店长可以看全部数据。权限你来定:哪些人能看什么、能改什么,都在后台设好。
做完护理的时候设好下次建议到店时间,到了那天系统自动生成回访任务——提醒你或者指定的美容师打电话或发微信。回访了就标记已完成,没回访的排在待办列表最上面。哪些客户该回访一目了然,不会忘。
看你需要的功能多少。一般小美容院的基础版(客户档案+预约+疗程+提成+报表),两到三周可以交付。如果涉及多店通用、复杂的疗程规则、产品库存联动,时间会长一些,具体聊完需求告诉你。
你的美容院有几张床、做哪些项目、美容师怎么分提成
加微信把你店里的情况说清楚:做哪些项目、有没有疗程卡、客户大概多少个、美容师几个人,我们按你的店出方案。
不需要的功能不给你加,只做你真正用得上的。看了方案不合适也没关系,不强买强卖。