西点店管理系统：订单接到手软也不乱，排产备料取货一条线理清
周六下午柜台前站了5个人等取蛋糕,你翻本子找订单——"张女士的6寸草莓是今天还是明天?"裱花师在后面喊:"8寸黑森林谁点的?写的什么字?"你一天接了20多个订单,每一个的口味、尺寸、取货时间、贺卡内容都不一样,全靠手写,一出错客人生日就毁了。
生日蛋糕
面包/吐司
法式西点
节日定制
开西点店的人,每天都在经历这些
订单写便签上,弄丢一张就是一个事故
客人打电话订蛋糕,你拿便签纸随手写了"周六 8寸 巧克力 李先生",结果便签被风吹走了/被别的纸盖住了。等周六李先生来取,你才发现根本没做。生日蛋糕这东西,错过了就是错过了,补不回来。
裱花师不知道先做哪个,到点了才赶工
今天有8个蛋糕要做,3个下午取、2个晚上取、3个明天的。裱花师早上来了问"先做哪个",你说先做下午的,结果忘了有一个中午就要。客人提前来取,蛋糕还没开始做——你只能当着人家面赶工,质量打折不说,客人心里也不舒服。
原料用多少全凭感觉,旺季断货淡季浪费
淡奶油开了就得用完,鲜水果放两天就蔫了。旺季突然爆单,淡奶油不够了满城去买;淡季备多了,眼看着水果烂掉倒进垃圾桶。西点的原料贵、保质期短,备错了就是真金白银扔掉。
散客买了就走,你不知道谁是回头客
上周那个姐姐买了300块的蛋糕,这周又来了你都不认识。她要是办了会员卡、你记住了她喜欢草莓不喜欢巧克力,下次她再来你主动推荐,成交率和客单价都能上去。但你什么都没记,每次都像新客。
烘焙管理软件能帮你改变的5件事
横向滑动看完 -- 每一条都是开西点店的人每天在乎的
订单不再丢,不再错
每一个订单录进系统:口味、尺寸、取货时间、贺卡内容、客人电话,改了什么有记录。不管一天接50单还是100单,打开就查,不翻本子不找便签。
排产自动排,先做后做有数
按取货时间自动排好制作顺序。裱花师早上打开看一眼,今天该做什么、先做哪个、几点之前做完,一张表。不用你每天早上口头交代,也不会有"忘了这一单"的事。
原料用量自动算,不多也不少
录了配方之后,接到10个6寸草莓蛋糕,系统自动算出要多少淡奶油、多少草莓、多少蛋糕胚。今天用多少明天用多少一目了然,采购照着单子买就行。
会员留住回头客
客人第一次来就录进去:生日、口味偏好、过敏信息。快到生日了系统提醒你,发条消息过去"张姐,宝宝快过生日了,今年蛋糕要什么口味?",转化率比发朋友圈高多了。
手机上看数据,不在店里也放心
今天卖了多少、哪个品类最好卖、这个月利润多少——手机打开就看到,不在店里也能掌握经营情况。旺季过后拉个报表,知道哪些蛋糕该保留、哪些该下架。
你的西点店后台打开是这样的
下面的界面可以点,试试看不同模块
| 订单号 | 客户 | 品项 | 取货时间 | 备注 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| #0615-01 | 张女士 | 8寸草莓奶油蛋糕 | 今天 14:00 | 写"宝贝生日快乐" | 制作中 |
| #0615-02 | 王先生 | 6寸黑森林 | 今天 16:00 | 不要酒味 | 待制作 |
| #0615-03 | 李女士 | 10寸双层水果+20个泡芙 | 今天 17:30 | 婚礼用/要粉色系 | 待制作 |
| #0615-04 | 陈先生 | 6寸提拉米苏 | 今天 12:00 | -- | 加急! |
| #0615-05 | 刘姐 | 8寸芒果慕斯 | 今天 18:00 | 写"周岁快乐" | 待制作 |
| #0615-06 | 赵女士 | 马卡龙礼盒x2 | 今天 15:00 | 送人用/要包装 | 已完成 |
| #0615-07 | 孙小姐 | 6寸红丝绒 | 明天 10:00 | 无糖版 | 排队中 |
按取货时间自动排序,裱花师照着这个顺序做
今天7笔订单自动算出的原料总需求 -- 对照库存够不够
⚠ 草莓和马斯卡彭库存不够今天用量,需要紧急采购!
| 会员 | 累计消费 | 来店次数 | 生日 | 偏好 | 最近消费 |
|---|---|---|---|---|---|
| 张女士 | ¥2,860 | 14次 | 7月12日 | 草莓类 / 不要太甜 | 今天 |
| 刘姐 | ¥4,320 | 22次 | 3月5日 | 芒果类 / 孩子过敏坚果 | 今天 |
| 王太太 | ¥1,580 | 8次 | 11月20日 | 低糖 / 抹茶控 | 3天前 |
| 陈先生 | ¥960 | 5次 | 9月8日 | 提拉米苏 / 不要水果 | 今天 |
| 林小姐 | ¥3,200 | 18次 | 下周二! | 马卡龙/法式/颜值高 | 生日将至 |
林小姐下周二生日 -- 现在发条消息过去问她今年生日蛋糕要什么口味,成交率比朋友圈高3倍。
柜台散卖也不手忙脚乱
蛋糕柜里的面包、泡芙、切块蛋糕 -- 点一下就出账
哪个蛋糕好卖、这个月赚了多少,打开就知道
| 品类 | 销量 | 营收 | 占比 | 毛利率 | 趋势 |
|---|---|---|---|---|---|
| 定制蛋糕 | 186单 | ¥38,200 | 56% | 62% | ▲ 热销 |
| 面包/吐司 | 580个 | ¥8,700 | 13% | 55% | ↔ 稳定 |
| 法式西点 | 420个 | ¥12,600 | 18% | 58% | ▲ 增长 |
| 饮品 | 310杯 | ¥6,200 | 9% | 72% | ↔ 稳定 |
| 节日礼盒 | 24盒 | ¥2,800 | 4% | 65% | 端午季 |
定制蛋糕占了一半以上营收,而且毛利率最高(62%)-- 说明接定制单比卖散装面包赚钱得多,值得重点推。
有了西点管理软件,这些事不一样了
还在用便签和微信记单的时候
- 客人电话订蛋糕,拿便签随手记,忘了写尺寸/时间
- 裱花师每天问你"先做哪个",你得翻本子现排
- 客人到了取蛋糕,你才发现没做这一单
- 原料凭感觉买,旺季断货淡季浪费
- 月底算账全靠翻流水,利润是个糊涂账
- 老客来了当新客招待,会员系统?不存在
用上系统之后
- 订单录进系统,口味/尺寸/时间/贺卡内容一项不漏
- 排产表自动生成,裱花师打开就干活,不用问你
- 临近取货时间自动提醒,不会忘也不会赶
- 原料用量按订单自动算,采购照着单子买
- 每天营收、成本、利润自动出,清清楚楚
- 会员偏好全记着,生日提醒自动发,回头率上去
六个功能模块,每个都冲着西点店的痛做的
蛋糕预约与订单管理
电话/微信/到店下单全录进来。每笔订单:口味、尺寸、层数、贺卡内容、取货时间、客人电话、定金情况,改过什么有记录。搜订单按日期/客人/状态随便查。
制作排产与进度追踪
按取货时间自动排产。裱花师打开看今天的制作清单,做完一个标记一个,前台就知道哪些可以通知客人来取了。大单/婚礼蛋糕自动预留更长制作时间。
原料配方与采购建议
录入每款蛋糕的标准配方(6寸草莓要多少奶油、多少草莓),接了订单系统自动算总用量。库存低了自动提醒,该买什么买多少一张采购单列给你。
柜台散卖收银
面包、泡芙、切块蛋糕、饮品——柜台客人买了点一下就出账。支持扫码付款,每笔自动入流水。支持会员价和打折,开卡的客人结账自动走会员价。
会员与生日营销
客人消费满3次自动建档,记录偏好和过敏信息(坚果过敏、不要巧克力等)。生日前7天自动提醒你,发一条定向消息比群发朋友圈有效十倍。储值卡、积分规则你定。
经营报表与分析
每天/每周/每月的营收、成本、毛利自动出。哪款蛋糕卖得最好、哪款面包利润最高、原料成本率有没有超标——用数据决定保留什么品、下架什么品,不凭感觉。
看看你的烘焙店属于哪种
不同规模的西点店,需要的功能不完全一样
私房烘焙工作室
在家或小工作室做蛋糕,微信接单为主。最需要的是订单管理和排产——接了十几个单不会忘,知道先做哪个。2-3个人用,功能不用太多但要好用。
街边西点烘焙店
有门面、有展柜、有散客。定制蛋糕+柜台散卖都有。需要订单管理+柜台收银+会员系统。一天十几二十个定制单,加上散客流水,手记已经扛不住了。
连锁或多店烘焙品牌
两家店以上,要统一管菜单、统一看数据。哪家店卖得好、哪家原料成本高、会员卡跨店通用。总部看全局、门店各管各,权限按角色分好。
如果你每天只接两三个蛋糕单,一个记事本就够用了——我们会实话告诉你,不硬推。
从聊需求到用上系统,就这几步
不复杂、不绕弯、每一步你都清楚在干什么
你说你的情况
你的店做什么品类、几个裱花师、一天多少单、现在最头疼什么。加微信聊就行,10分钟说清楚。
我们出方案报价
不是给你一个通用模板,是照你说的情况列功能清单和报价。你不需要的功能不做,只为用得上的花钱。
你确认了再开始
方案和价格你都满意了才动手。做的过程中有什么要改随时说,不是签了合同就不能改了。
交付+教你用
做完连源码一起给你,不绑架不锁定。手把手教你和裱花师怎么用,半小时学会。用着有问题随时找我们。
做烘焙蛋糕生意的人问得最多的
后台加一个新品就是填个表:名字、尺寸选项、价格、配方原料。换季出新品加进去,不好卖的隐藏掉,两分钟的事。配方改了,系统自动按新配方算原料,不用你自己重新算。
可以。客人微信发过来的订单,你在系统里录一下就行(口味、尺寸、取货时间这几项)。如果你想更省事,可以给客人发一个下单链接,客人自己填,订单自动进系统,你连录都不用录。
能。定制单走预约+排产流程,散卖走柜台收银,两条线各走各的,但流水汇在一起。月底看报表,定制蛋糕赚了多少、面包赚了多少、饮品赚了多少,一清二楚。
可以。裱花师只看排产和制作清单,收银员只能操作收银台,店长看本店所有数据,你看全部门店数据。每个人一个账号,该看什么该操作什么你说了算。
能。节日前你可以在系统里设"每天最多接多少单",满了自动关闭当天下单入口。这样你不会接超出产能的单子,也不会节日当天赶到崩溃。客人看到"今天已约满,明天还有位"反而觉得你家生意好。
你的蛋糕订单管理,该升级了
加微信告诉我们你的店做什么品类、一天多少单、几个人用,我们给你量身做一套合用的西点店管理系统。不需要的功能不做,只做你用得上的。
加微信聊聊你的店